Нині багато компаній намагаються здійснити цифрову трансформацію, автоматизувати робочий процес та оптимізувати, таким чином, власний бізнес. Питання лише у тому, з чого почати та як усе це правильно зробити.
Кілька порад з цього приводу з посиланням на фахівців Qalcwise.com та платформи SaaS дає інтернет-видання Logistyczny.com.
Цифрова трансформація – найкраще рішення, коли нам потрібно працювати в розподілених командах та віддалено. Завдяки автоматизації ми можемо звільнити працівників, покращити та контролювати робочий процес, пришвидшити обіг документів та прийняття рішень.
Автори публікації нагадують основні переваги цифрової трансформації. А саме:
- зменшення адміністративних витрат;
- доступ до повних даних «у реальному часі»;
- швидше та ефективніше управління потоком документів;
- кращий контроль процесів та фінансів;
- швидші та точніші ділові рішення;
- мінімізація людських помилок і зловживань;
- більша задоволеність працівників виконаною роботою;
- економія часу та підвищення продуктивності праці;
- позитивний вплив на природне середовище (відмова від паперу).
Для того, щоб поетапно перевести свою компанію на сучасну модель, потрібно:
- З’ясувати, які напрямки роботи є найбільш проблемними, зокрема, коли через карантин, наприклад, неможливо організувати нормальну роботу офісу. Виявляється, якщо вам вдалося перевести роботу підприємства у режим «домашнього офісу», половину роботи можна вважати зробленою. Принаймні, обмін найважливішою інформацією відбувається у цифровому форматі. Загалом же, у залежності від специфіки виробничих процесів, конче потрібно визначити, які саме ділянки потрібно цифровізувати у першу чергу.
- Скласти карту процесів. Створіть ієрархію, починаючи з тих процесів, які найбільше впливають на вашу організацію, а потім ідентифікуйте залучених до них людей. Моделюйте фактичний хід процесу та враховуйте винятки, ситуації, коли нормальний хід порушується. Також вкажіть найслабші ділянки, т. зв. вузькі місця, де процес часто застрягає. Визначте, які елементи є важливими та які ризики пов’язані з ними. Наприклад, що станеться, якщо ви не сплатите рахунки вчасно (Підрядник відмовиться? Втратите довіру?).
- Шукайте більше ефективних рішень. Тільки тоді, коли окремий процес ретельно описаний, ви зможете побачити, що у ньому варто змінити, спростити чи скоротити. Чи повторюються якісь процедури? Чи можна щось урізноманітнити? Наприклад, часто виявляється, що всі витрати в компанії повинні прийматися фінансовим директором, що значно подовжує час очікування. А може, головний бухгалтер може прийняти витрати до певної суми, яка вважається у вас відносно невеликою?
- Визначайтеся з вимогами. Настав час подумати, якими функціональними можливостями повинен забезпечити вас новий інструмент. Ключовими будуть ті, які забезпечать прозорість процесу. Оцифровані процеси все ще повинні бути видимими в організації, ви повинні мати можливість перевіряти або контролювати їх ззовні, як у випадку з використанням паперових документів.
Для цього в новому рішенні має бути зібрана повна історія входів, змін, спільного використання тощо. Ви повинні мати можливість зберігати документи в юридично прийнятній формі. Варто перевірити, чи обраний інструмент забезпечує дотримання, наприклад, трудового законодавства, обробку персональних даних. Також цифрові інструменти повинні бути інтегровані з електронним підписом.
Вимоги щодо захисту даних також будуть важливими. Тут варто звернутися до хмарних рішень, безпечного шифрування, логінів та паролів для кожного користувача, єдиного входу (підключення до існуючої системи безпеки) та безпечного середовища.
Нагадаємо, що використання хмарних бізнес-додатків зменшує використання паперу, витрати та час обслуговування. Усі співробітники можуть працювати через Інтернет: вносити зміни в документи, заповнювати форми та заявки, повідомляти про витрати шляхом сканування, а не ксерокопіювання квитанцій. Додатки також пришвидшують час очікування на схвалення. Електронний робочий процес значно полегшує обробку документів. Безпроблемні програми скорочують обробку процесів до 90%! І завдяки тому, що вони не потребують програмування, їх реалізація до 70 разів швидша, ніж традиційне програмне забезпечення.
