Для того, щоб процес отримання дозволу пройшов швидко та без ускладнень, у службі звернули увагу на типові помилки, яких припускаються учасники конкурсу.
Насамперед – правильно вказувати назву організації англійською мовою та уважно перевіряти текст перед відправкою заявки до «Укртрансбезпеки». Якщо помилку помітили, коли заявка вже має статус «оформлена» або «готова до видачі», виправити дані вже неможливо. У такому разі заявнику необхідно отримати дозволи з помилкою та надіслати лист-звернення про заміну дозволу у зв'язку з технічною помилкою Голові конкурсної комісії ЄКМТ (за адресою miu@mtu.gov.ua.), вказавши номер дозволів ЄКМТ.
Необхідно також перевірити, щоб адреса організації іноземною мовою не була вказана з помилкою та містила достатньо даних. В адресі має бути зазначено: назва населеного пункту, назва вулиці та номер будинку та квартири (за наявності).
Часто зустрічається, коли у заявці не розподілено права роботи в країни, які обмежили в'їзд на свою територію. У таких випадках працівники «Укртрансбезпеки», щоб уникнути помилок, надсилають таку заявку на доопрацювання.
У службі також наголошують на необхідності сплачувати членські внески за участь України у Міжнародному транспортному форумі. І не забувати заповнити бортовий журнал (найменування організації та розташування) перед отриманням дозволу ЄКМТ.
